Để có thể sang Nhật Bản sinh sống và học tập và làm việc thì COE (giấy xác nhận tư cách lưu trú) là một trong những loại giấy tờ quan trọng nhất. Để có được tờ giấy này, có rất nhiều lưu ý cũng như thông tin mà các bạn có dự định sang Nhật cần nắm. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu toàn bộ thông tin về tư cách lưu trú (COE) này nhé.
Cùng tìm hiểu các học bổng du học tại Nhật hấp dẫn
Tư cách lưu trú (COE) là gì?
COE là viết tắt của “Certificate of Eligibility” trong tiếng Anh, được dịch sang tiếng Việt có nghĩa là “Giấy Chứng nhận Đủ điều kiện”. Đây là Giấy chứng nhận bắt buộc phải có nếu bạn dự định lưu trú tại Nhật trong thời gian hơn 90 ngày. COE quan trọng để xin visa nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản cho các du học sinh, thực tập sinh hoặc lao động nhập cảnh.
COE được cấp bởi Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản (Immigration Bureau of Japan) sau khi các trường đại học, trung tâm đào tạo, doanh nghiệp hoặc tổ chức tuyển dụng đã xác nhận rằng du học sinh, thực tập sinh hoặc lao động này đủ điều kiện để nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản.
COE chứa thông tin về cá nhân của người đăng ký, mục đích nhập cảnh và thời gian lưu trú tại Nhật Bản. Giấy tờ này cũng có số seri duy nhất, dùng để theo dõi quá trình xin visa và nhập cảnh của du học sinh, thực tập sinh hoặc lao động.
Khi du học sinh, thực tập sinh hoặc lao động nhận được COE, họ sẽ dùng giấy tờ này để đăng ký xin visa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại nước mình. Tuy nhiên, COE không đảm bảo rằng du học sinh, thực tập sinh hoặc lao động sẽ được cấp visa. Quyết định cuối cùng về việc cấp visa sẽ do Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán quyết định dựa trên nhiều yếu tố khác nhau.
Tại sao lại cần tư cách lưu trú (COE) Nhật Bản?
COE là một giấy tờ quan trọng để xin visa nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản cho các du học sinh, thực tập sinh hoặc lao động nhập cảnh. Có nhiều lý do vì sao cần phải xin COE khi đi du học học Nhật Bản, bao gồm:
Yêu cầu bắt buộc theo luật Nhật Bản
Theo Luật Nhập cư Nhật Bản, mọi người nước ngoài muốn nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản phải có COE. Đây là yêu cầu bắt buộc và không có COE thì không thể xin được visa.
Chứng nhận đủ điều kiện nhập cảnh:
COE chứng nhận rằng du học sinh, thực tập sinh hoặc lao động này đã được các trường đại học, trung tâm đào tạo, doanh nghiệp hoặc tổ chức tuyển dụng xác nhận rằng họ đủ điều kiện để nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản.
Giảm thời gian xử lý khi xin visa
Khi có COE, thủ tục xin visa diễn ra nhanh chóng hơn. Điều này là do COE giúp cho Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản xác định rằng ứng viên đã được xét duyệt trước đó và đủ điều kiện để xin visa.
Theo dõi được quá trình xin visa và nhập cảnh
COE có số seri duy nhất, dùng để theo dõi quá trình xin visa và nhập cảnh của du học sinh, thực tập sinh hoặc lao động. Nó giúp cho các tổ chức liên quan có thể theo dõi cụ thể và đưa ra phản hồi kịp thời trong quá trình xử lý hồ sơ.
Khác biệt giữa COE và VISA:
COE và visa là hai giấy tờ quan trọng và cần thiết để nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản cho du học sinh, thực tập sinh hoặc lao động. COE chứng nhận đủ điều kiện để nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản, được cấp bởi Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản, trong khi visa là giấy phép cấp cho người nước ngoài để nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản, được cấp bởi Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của Nhật Bản tại nước bạn.
Mục đích
COE là một giấy tờ chứng nhận đủ điều kiện để nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản, được cấp bởi Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản. Trong khi đó, visa là một loại giấy phép cấp cho người nước ngoài để nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản.
Nơi cấp
COE được cấp bởi Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản sau khi các trường đại học, trung tâm đào tạo, doanh nghiệp hoặc tổ chức tuyển dụng đã xác nhận rằng du học sinh, thực tập sinh hoặc lao động này đủ điều kiện để nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản.
Trong khi đó, visa được cấp bởi Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của Nhật Bản tại nước bạn.
Thời gian gia hạn
Thông thường, COE có thời hạn là 3 tháng kể từ ngày cấp, trong khi visa có thời gian gia hạn khác nhau tùy thuộc vào mục đích nhập cảnh và quy định của Nhật Bản. Visa du học Nhật Bản thường có thời hạn 1 năm hoặc nhiều hơn, trong khi visa thực tập sinh thường có thời hạn từ 6 tháng đến 1 năm.
Chi phí
COE không mất phí khi xin cấp, trong khi visa sẽ có phí xin visa và chi phí thủ tục khác.
Làm thủ thục và chuẩn bị COE hết bao lâu?
Thời hạn xin cấp COE (Certificate of Eligibility) là khoảng từ 1 đến 3 tháng kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ. Để đảm bảo quá trình xin cấp COE diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, bạn nên chuẩn bị kỹ càng tất cả các tài liệu cần thiết và đệ trình hồ sơ trong thời gian sớm nhất có thể để Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản có thể xét duyệt và cấp COE cho bạn trong thời gian ngắn nhất. Thời gian này phụ thuộc vào các yếu tố sau:
Thời điểm nộp hồ sơ: Nếu bạn nộp hồ sơ vào mùa đông hoặc xuân, thời gian xử lý có thể lâu hơn so với mùa hè hoặc thu khi số lượng đơn xin cấp COE đang tăng cao.
Loại visa: Thời gian xử lý có thể khác nhau tùy thuộc vào loại visa bạn đang xin cấp COE. Ví dụ, việc xin cấp COE cho visa lao động có thể mất thời gian hơn so với việc xin cấp COE cho visa du học.
Thông tin và tài liệu liên quan: Thời gian xử lý được ảnh hưởng bởi tính chính xác của thông tin và tài liệu được nộp. Nếu có thiếu sót trong hồ sơ hoặc cần các giấy tờ bổ sung, thời gian xử lý sẽ kéo dài.
Tình trạng tài chính: Đôi khi Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản có thể yêu cầu bạn bổ sung thông tin hoặc chứng minh về tài chính. Nếu bạn cung cấp đầy đủ và rõ ràng các thông tin này, thời gian xử lý sẽ nhanh hơn.
Tìm hiểu về chi phí du học Nhật
Các giấy tờ cần thiết và quy trình xin cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú COE
Bước 1: Tìm hiểu thông tin và chuẩn bị hồ sơ: Trước khi xin COE, bạn nên tìm hiểu về quy trình, yêu cầu và các giấy tờ cần thiết để chuẩn bị hồ sơ.
Hồ sơ bao gồm các giấy tờ như:
- Đơn xin COE
- Học bạ cấp 3, Bằng cấp 3 hoặc giấy tốt nghiệp tạm thời : Gốc + công chứng
- Bằng + bảng điểm Trung cấp, Cao đẳng/ Đại học: Gốc + công chứng (nếu có)
- Hồ sơ chứng minh tài chính, thu nhập, tài sản.
- Sơ yếu lý lịch, giấy tờ tùy thân (hộ khẩu, CMND, giấy khai sinh) bản công chứng.
- Bản scan hộ chiếu.
- Bản tóm tắt kinh nghiệm làm việc (nếu có)
- Lập bảng nguyện vọng du học và kế hoạch học tập
- Ảnh thẻ cỡ 4×3 được chụp trong 3 tháng gần nhất.
- Các giấy tờ liên quan và bản dịch sang tiếng Nhật theo chỉ định của bên công ty du học
Bước 2: Gửi hồ sơ cho Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản: Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn cần gửi hoặc trình hồ sơ của mình cho Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản. Nếu bạn đăng ký thông qua trường đại học, trung tâm đào tạo, doanh nghiệp hoặc tổ chức tuyển dụng, các đơn vị này có thể hỗ trợ bạn phần nộp thủ tục và hồ sơ.
Bước 3: Xác nhận thông tin và duyệt COE: Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản sẽ xác nhận thông tin trong hồ sơ của bạn và duyệt COE. Thời gian xử lý có thể kéo dài từ 1 đến 3 tháng.
Bước 4: Nhận COE: Sau khi COE được duyệt, bạn sẽ nhận được COE qua đường bưu điện hoặc tại trường đại học, trung tâm đào tạo, doanh nghiệp hoặc tổ chức tuyển dụng.
Bước 5: Xin visa: Khi đã có COE, bạn có thể xin visa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại nước mình hoặc tại địa phương gần nhất.
Bước 6: Nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản: Nếu visa của bạn được chấp nhận, bạn có thể nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản theo thời gian đã được cấp trong COE.
Những lý do chính khiến trượt tư cách lưu trú COE
Không đủ điều kiện cần về năng lực: Nếu bạn không đáp ứng được các yêu cầu cần thiết để nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản, COE của bạn sẽ bị từ chối. Điều này có thể xảy ra nếu bạn không đạt được tiêu chuẩn về học vấn, kinh nghiệm lao động hoặc tài chính.
Hồ sơ không đầy đủ: Các giấy tờ khác nhau được yêu cầu cho từng mục đích nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản. Nếu hồ sơ của bạn thiếu sót thông tin hoặc giấy tờ cần thiết, COE của bạn cũng sẽ bị từ chối.
Hồ sơ & mục đích xin COE không khớp: Nếu trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc của bạn khác hoặc không liên quan gì tới mục đích du học, làm việc của bạn tại Nhật, rất có thể cục sẽ xét bạn không đạt tiêu chuẩn và từ chối COE.
Thời hạn hồ sơ đã quá hạn: Thời hạn nộp hồ sơ để xin COE là từ 6 tháng đến 1 năm trước khi dự định nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản. Nếu bạn nộp hồ sơ muộn hơn hoặc quá sớm, COE có thể bị từ chối.
Lý do an ninh: Nếu Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản cho rằng việc cấp COE cho bạn sẽ làm ảnh hưởng đến an ninh quốc gia hoặc sự an toàn của người Nhật, COE của bạn sẽ bị từ chối.
Quy định nhập cảnh và lưu trú mới: Quy định nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản có thể thay đổi liên tục để đáp ứng với tình hình dịch bệnh và an ninh. Nếu bạn không đáp ứng được các yêu cầu mới này, COE của bạn sẽ bị từ chối.
Cần làm gì khi thủ tục COE bị từ chối?
Nếu COE của bạn bị từ chối, bạn không thể nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản. Tuy nhiên, bạn có thể làm theo các bước sau để xử lý tình huống này:
1. Tìm hiểu nguyên nhân bị từ chối: Liên hệ với Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản để biết nguyên nhân chính xác của việc bị từ chối COE. Việc này sẽ giúp bạn hiểu được vấn đề và chuẩn bị cho các bước tiếp theo.
2. Sửa chữa lỗi hoặc thiếu sót trong hồ sơ: Nếu nguyên nhân của việc bị từ chối là do hồ sơ không đầy đủ hoặc có thiếu sót thông tin, bạn cần sửa chữa và bổ sung vào hồ sơ. Điều này có thể bao gồm tìm kiếm các giấy tờ thiếu hoặc chuẩn bị các tài liệu mới để đáp ứng yêu cầu của Cục Quản lý Nhập cư Nhật Bản.
3. Khắc phục các vấn đề khác: Nếu nguyên nhân của việc bị từ chối không phải do hồ sơ, bạn cần khắc phục các vấn đề khác. Ví dụ, nếu lý do bị từ chối là về tài chính, bạn cần cung cấp thông tin thêm về thu nhập hoặc nguồn tài trợ.
4. Nộp đơn xin lại COE: Sau khi đã sửa chữa và bổ sung hồ sơ, bạn có thể nộp đơn xin lại COE. Điều này có thể yêu cầu phải trả tiền phí và thời gian xử lý có thể kéo dài.
5. Tìm giải pháp khác: Nếu không thể sửa chữa hoặc bổ sung vào hồ sơ và COE của bạn vẫn bị từ chối, bạn có thể tìm kiếm các giải pháp khác. Ví dụ, bạn có thể xem xét việc thay đổi mục đích của chuyến đi hoặc thay đổi địa điểm du học, thực tập hoặc lao động.
Hiện tại, tôi đang là giám đốc của EDOPEN JAPAN. Trong quãng thời gian làm việc tại một trường dạy tiếng Nhật, được tiếp xúc và sinh hoạt cùng các bạn du học sinh, năm 2018, tôi đã quyết định thành lập công ty nhằm cung cấp dịch vụ đào tạo ngôn ngữ Nhật và hỗ trợ du học. Tôi ưa thích học hỏi những nền văn hoá mới, làm quen những con người mới và từng có thời gian sinh sống tại Úc và Malaysia. Tôi tốt nghiệp khoa Kinh tế của đại học Sophia.
Leave a Reply