Khi đi làm tại 1 công ty Nhật Bản, chắc chắn bạn sẽ không thể tránh khỏi việc phải viết và soạn thảo email bằng tiếng Nhật tới khách hàng, đồng nghiệp hay cấp trên. Vậy, cách viết email tiếng Nhật sao cho chuẩn? Cấu trúc Email tiếng Nhật bao gồm những phần và mục nào. Trong bài viết này, hãy cùng Japanesebank tìm hiểu về cách viết chi tiết cho 1 Email tiếng Nhật nhé.
Dành 5 phút hiểu kỳ thi tiếng Nhật thương mại BJT và lưu ý trước khi thi
Cấu trúc 1 email tiếng Nhật là gì?
Viết email tiếng Nhật đòi hỏi sự hiểu biết về cấu trúc và lịch sự đặc trưng của văn hóa Nhật Bản. Khác với hình thức thư từ truyền thống, email tiếng Nhật chuẩn sẽ được thêm và lược bỏ một số phần để đáp ứng đúng cấu trúc và nhu cầu hiện đại, bao gồm:
- Tiêu đề (件名 – Kenmei): Điều quan trọng ở đây là rõ ràng và cụ thể, để người nhận biết được nội dung chính của email.
- Chào hỏi (挨拶 – Aisatsu): Email tiếng Nhật thường bao gồm 1 mục để chào hỏi mở đầu. Trong đó
- Khi viết email dành cho với người cấp trên hoặc chính thống: sử dụng cụm “拝啓 (Haikei)” để mở đầu email. Tạm dịch là “Kính gửi”
- Khi viết email dành cho với bạn bè hoặc người thân: “こんにちは (Konnichiwa)” (Xin chào)
- Thân bài (本文 – Honbun): Nội dung chính của email.
5 phút nắm trọn kính ngữ, khiêm nhường ngữ quan trọng trong tiếng Nhật
Mở đầu: Giới thiệu bản thân và mục đích của email.
Nội dung chính: Thông tin cụ thể và chi tiết.
Kết luận: Tổng kết và đề xuất hành động tiếp theo nếu cần.
- Lời cảm ơn hoặc kết thúc (結び – Musubi): Đây là phần kết thúc email, thể hiện lòng biết ơn và lịch sự. Ví dụ:
- Đối với người cấp trên hoặc chính thống: “敬具 (Keigu)” (Trân trọng)
- Đối với bạn bè hoặc người thân: “よろしくお願いします (Yoroshiku onegaishimasu)” (Xin chân thành cảm ơn)
- Chữ ký (署名 – Shomei): Bao gồm tên, chức vụ, công ty (nếu có), và thông tin liên hệ khác.
- File đính kèm (nếu có) (添付ファイル – Tenpu fairu): Nếu có tài liệu đính kèm, bạn nên đề cập đến chúng trong email để người nhận biết được.
Tổng hợp 500 từ vựng quan trọng có trong bài thi JLPT N3
Viết tiêu đề Email tiếng Nhật thế nào?
Khi viết tiêu đề email tiếng Nhật, cần ưu tiên việc nói rõ chủ đề và nội dung chính Email để người đọc nắm được nội dung và bối cảnh trước khi bấm vào đọc. Cụ thể có một số lưu ý sau:
- Rõ ràng và cụ thể: Tiêu đề nên phản ánh chính xác nội dung của email. Điều này giúp người nhận dễ dàng xác định mục đích của email.
- Tránh đặt những tiêu đề chung chung
- Sử dụng Kanji và Katakana một cách hợp lý: Trong tiêu đề email chính thống, việc sử dụng Kanji và Katakana phù hợp giúp thể hiện sự chuyên nghiệp. Tuy nhiên, đừng sử dụng quá nhiều Kanji khó hiểu, nó có thể gây rối cho người đọc.
- Độ dài hợp lý: Tiêu đề nên đủ ngắn để dễ đọc nhưng đủ thông tin để mô tả nội dung email. Điều này đặc biệt quan trọng khi đọc email trên thiết bị di động, nơi màn hình nhỏ hơn.
Dành 5 phút hiểu kỳ thi tiếng Nhật thương mại BJT và lưu ý trước khi thi
Ví dụ:
Nên: “会議の日程調整について” (Về việc điều chỉnh lịch họp)
Không nên: “★★★ 会議の日程調整!!! ★★★”
Bằng cách tuân thủ các lưu ý trên, bạn sẽ tạo được tiêu đề email tiếng Nhật chuyên nghiệp và hiệu quả, giúp gây sự chú ý của người nhận và mở đầu tốt cho nội dung email của bạn.
5 phút nắm trọn kính ngữ, khiêm nhường ngữ quan trọng trong tiếng Nhật
Lưu ý:
Hãy đặt tiêu đề mail theo quy tắc 5W1H (Ai, cái gì, tại sao, ở đâu, khi nào, làm thế nào). Và khi đặt, hãy luôn ý thức cho các từ khóa cụ thể vào đề người nhận có thể nắm được nội dung chính bạn muốn trao đổi trước khi click vào xem mail.
Tổng hợp 500 từ vựng quan trọng có trong bài thi JLPT N3
Cách viết phần mở đầu trong email tiếng Nhật
Phần thông tin người nhận 宛先(あてさき) trong Email tiếng Nhật
Đây là phần chào hỏi và liệt kê tên người nhận, vị trí, phòng ban… cũng như xưng tên của bản thân. Có thể viết theo cấu trúc sau:
Tên công ty người nhận email
Chức vụ người nhận email + Tên người ta kèm hậu tố “様”(sama).
Ví dụ:
ABC会社
開発部 A様
Dành 5 phút hiểu kỳ thi tiếng Nhật thương mại BJT và lưu ý trước khi thi
Cách viết phần mở đầu (前文）Email tiếng Nhật
Chào hỏi chung
Nội dung Email tiếng Nhật thường bắt đầu từ phần chào hỏi chung. Ở phần này có thể sử dụng một số cấu trúc như sau:
- Đối với công việc: お疲れ様です、お世話になっております、
- Đối với email tới người lần đầu nhận: 初めまして
- Đối với người thân lâu ngày chưa gặp: お久しぶりです、。。。
Tổng hợp 500 từ vựng quan trọng có trong bài thi JLPT N3
Một số ví dụ:
- はじめてメールを送らせていただきます。(Hajimete meru wo okura sete itadakimasu) (Đây là lần đầu tiên tôi gửi mail đến ~)
- 初めてご連絡を差し上げます。(Hajimete go renraku wo sashiagemasu) (Đây là lần đầu tôi liên lạc với ~)
- ご無沙汰しております。(Gobusatashite orimasu) (Đã lâu không liên lạc với ~ nhỉ)
- 突然のご連絡失礼いたします。(Totsuzen no go renraku shitsureiitashimasu) (Xin ~ thứ lỗi vì đột nhiên liên lạc với ~)
- 忙しいところ大変申し訳ございませんが、。。。 (Oisogashii tokoro taihen moushiwake gozaimasenga, ~) (Xin lỗi vì đã làm phiền ~ lúc bận rộn như vậy, ~)
5 phút nắm trọn kính ngữ, khiêm nhường ngữ quan trọng trong tiếng Nhật
「自己紹介」 ( tự giới thiệu )
Đây là phần cần thiết và bắt buộc khi gửi mail tới người nhận không quen biết với bạn. Tại mục này, bạn nên giới thiệu ngắn gọn bản thân, chức vụ, và công ty (nếu có). Đối với người đã trao đổi email với người nhận nhiều lần trước đó, bạn vẫn nên giữ phần nội dung này như một cách nói văn hoá trong email, tuy nhiên chỉ cần viết ngắn gọn.
Cấu trúc thông thường trong 1 email công việc bao gồm: 会社名 ＋ 部署名 ＋氏名
「趣旨」 ( sơ lược nội dung, lý do gửi email)
Tại mục này, hãy sử dụng 1-2 câu hết sức ngắn gọn để nói về nội dung chính và mục đích bạn gửi Email. Một số lưu ý bao gồm:
- Đề cập đến lần gặp gỡ trước hoặc liên hệ trước đó (nếu có): Nếu có lần gặp gỡ hoặc liên hệ trước đó, việc đề cập đến điều này giúp tạo mối liên kết và sự thân thiện.
- Rõ ràng về mục đích của email: Tóm tắt một cách sơ lược, ngắn gọn nội dung muốn trao đổi, lý do gửi email sẽ giúp người đọc nắm bắt nhanh được câu chuyện bạn muốn đề cập, tránh bị hiểu lạc đề và sẽ dễ bắt nhịp vào nội dung chính ở phần 本文 hơn.
Cách viết phần nội dung chính (本文）email tiếng Nhật
Một số lưu ý khi viết phần nội dung chính email tiếng Nhật bao gồm:
- Chia Thành Đoạn Văn: Một dòng ko quá 20 ~ 30 chữ (全角), hãy xuống dòng ở chỗ thích hợp. Tốt nhất nên ngắt dòng ngắt đoạn khi khi viết được từ 2- 5 dòng.
- Tạo ra các khoảng trống ngắt đoạn khi kết thúc từng ý để người đọc dễ xem.
- Hạn chế sử dụng quá nhiều chữ Kanji liên tiếp nhau hoặc Hiragana nối tiếp nhau gây khó hiểu.
Tổng hợp 500 từ vựng quan trọng có trong bài thi JLPT N3
Ví dụ:
先日ご一緒させていただいたプロジェクトについて、いくつかの質問があります。
- 材料の発注についての詳細情報
- 会議の次回の予定
- デザインの最終確認
何卒、ご確認いただき、
お返事いただけますと幸いです。
Tạm dịch
Về dự án mà chúng ta đã cùng làm việc gần đây, tôi có một số câu hỏi.
Thông tin chi tiết về việc đặt hàng nguyên liệu)
Lịch trình cuộc họp tiếp theo
Xác nhận cuối cùng về thiết kế
Xin vui lòng kiểm tra và trả lời. Sẽ rất vui lòng nếu bạn làm như vậy.
5 phút nắm trọn kính ngữ, khiêm nhường ngữ quan trọng trong tiếng Nhật
Một số cấu trúc thông dụng tại phần nội dung chính (honbun)
Xin lỗi:
- ご対応が遅れて大変申し訳ございません
(Go taiou ga okurete taihen moushiwakegozaimasen: Xin lỗi vì phản hồi muộn)
- ご返事がすぐ出来ないことを大変申し訳ございません(Go henji ga sugu dekinai koto o taihen moushiwake gozaimasen: Rất xin lỗi vì đã không thể trả lời ngay)
Cảm ơn:
- この度は、[điều cụ thể]、誠にありがとうございました。(Konotabi wa, [điều cụ thể], makoto ni arigatou gozaimashita.)
Lần này, cảm ơn bạn rất nhiều vì [điều cụ thể].
- 〜心より御礼申しあげます(~ kokoro yori orei moushi agemasu: Chân thành cảm ơn từ tận đáy lòng)
- 誠にありがとうございました(Makoto ni arigatou gozaimashita: Xin chân thành cảm ơn)
- ~深く感謝しております(~ fukaku kansha shite orimasu: Tôi đánh giá cao ~/Tôi thật sự cảm kích~)
- ご遠慮なくご意見いただければありがたいです。(Go enryo naku go iken itadakereba arigataidesu: Tôi rất biết ơn nếu ~ có thể cho ý kiến mà không ngần ngại gì cả)
Dành 5 phút hiểu kỳ thi tiếng Nhật thương mại BJT và lưu ý trước khi thi
Yêu cầu, nhờ vả:
- ~いただければ幸いです(~itadakereba saiwai desu: Tôi rất vui/biết ơn nếu~)
- ~楽しみにしております(~tanoshimi ni shiteorimasu: Tôi rất mong chờ rằng~)
- ~していただけませんでしょうか(~shite itadakemasen deshouka)=~をお願いできますでしょうか: Bạn có thể vui lòng ~ được không?)
Bày tỏ sự đồng ý/xác nhận/không đồng ý:
- 問題ございません (Tôi thấy không có vấn đề gì)
- 承知しました (shouchishimashita: Tôi đã hiểu rõ)
Cách viết phần chào hỏi cuối email （末文）tiếng Nhật
Phần chào hỏi cuối (末文 – Matemon) trong email tiếng Nhật đóng vai trò quan trọng trong việc kết thúc email một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Nguyên tắc của business email là mở đầu bằng chào hỏi và kết thúc cũng là một câu chào hỏi, cảm ơn.
Các cụm từ thường được dùng trong 末文
Phổ biến nhất
「….よろしくお願いいたします。」 Đây là cụm từ được sử dụng phổ biến nhất, và có thể sử dụng với bất kì đối tượng nào.
Chúc sức khỏe
ご健康をお祈り申し上げます。(Go kenkou wo oinori moushiagemasu.)
Chúc anh/bạn có sức khoẻ dồi dào
Chờ nhận được phản hồi
お返事をお待ちしております。(Ohenji wo omachi shite orimasu.)
Ý nghĩa: Tôi đang chờ đợi phản hồi của bạn.
Chúc một ngày tốt lành (nếu là email buổi sáng)
今日も良い一日をお過ごしください。(Kyou mo yoi ichinichi wo osugoshi kudasai.)
Ý nghĩa: Chúc bạn có một ngày tốt lành hôm nay.
“Trân trọng”
宜しくお願い致します(yoroshiku onegaishimasu): mang ý nghĩa thay cho “Trân trọng” hoặc “Best regards” trong tiếng Anh
Tổng hợp 500 từ vựng quan trọng có trong bài thi JLPT N3
Lưu ý và kiểm tra lại trước khi gửi Email tiếng Nhật
Tiêu đề (件名): Đảm bảo rằng tiêu đề rõ ràng và xác nhận lại rằng tiêu đề email của bạn đã đủ dễ hiểu chưa
Địa chỉ người nhận (宛先): Kiểm tra xem bạn đã gửi email đến địa chỉ đúng người nhận chưa, thông tin người gửi ở phần email đến đã hiển thị rõ ràng chưa, có viết nhầm, viết sai thông tin gì ở phần thông tin người nhận không?
Phần mở đầu (開始文): Phần này bạn đã có câu chào hỏi ở đầu email chưa, đã xưng tên chưa, Bạn đã tóm tắt nội dung email ở phần đầu chưa?
Nội dung chính (本文): Kiểm tra ngữ pháp, chính tả, và cấu trúc câu. Đảm bảo rằng nội dung chính được trình bày một cách rõ ràng và lịch sự, đồng thời đã ngắt câu ngắt từ chưa…?
Phần chào hỏi cuối (末文): Bạn đã chào hỏi cuối email chưa?
Chữ ký (署名): Đảm bảo rằng chữ ký bao gồm tất cả thông tin liên hệ cần thiết.
File đính kèm (添付ファイル): Nếu có file đính kèm, đảm bảo rằng tất cả các file cần thiết đã được đính kèm đúng định dạng.
Học ngay 500 từ vựng quan trọng có trong bài thi JLPT N3
Tổng kết
Kết luận, việc viết và gửi email tiếng Nhật không chỉ là một quá trình kỹ thuật mà còn yêu cầu sự hiểu biết sâu sắc về văn hóa và ngôn ngữ Nhật Bản. Từ việc chọn đúng cách chào hỏi đến việc sắp xếp cấu trúc email một cách logic và lịch sự, mỗi yếu tố đều đóng góp vào việc tạo nên một email chuyên nghiệp và có ấn tượng. Qua việc tuân thủ các nguyên tắc và lưu ý được trình bày trong bài viết, bạn có thể giao tiếp một cách hiệu quả và tôn trọng trong môi trường kinh doanh hoặc cá nhân bằng tiếng Nhật. Nhớ kiểm tra cẩn thận mọi phần của email trước khi ấn nút Gửi để đảm bảo rằng bạn truyền đạt thông điệp của mình một cách rõ ràng và chính xác. Hãy nhớ rằng, sự lịch sự và chính xác trong giao tiếp là chìa khóa để xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác, khách hàng, và đồng nghiệp trong tiếng Nhật.
Hiện tại, tôi đang là giám đốc của EDOPEN JAPAN. Trong quãng thời gian làm việc tại một trường dạy tiếng Nhật, được tiếp xúc và sinh hoạt cùng các bạn du học sinh, năm 2018, tôi đã quyết định thành lập công ty nhằm cung cấp dịch vụ đào tạo ngôn ngữ Nhật và hỗ trợ du học. Tôi ưa thích học hỏi những nền văn hoá mới, làm quen những con người mới và từng có thời gian sinh sống tại Úc và Malaysia. Tôi tốt nghiệp khoa Kinh tế của đại học Sophia.
Leave a Reply